TERMES DE REFERENCE

Recrutement d’un Commissaire aux Comptes de la CEEAC pour les exercices 2017, 2018 et 2019.

Objet

L’agrément du Commissaire aux Comptes acté par décision n° 84/CEEAC/XVI/CCEG/XVI/CCEG/XVI portant agrément d’un Cabinet comptable à titre exceptionnel pour les exercices 2014, 2015 et 2016 ayant expiré, le Secrétariat général de la CEEAC dont le siège est installé à Libreville (Gabon) est autorisé à lancer cet avis de sélection pour le choix de son nouveau Commissaire aux comptes.

Les présents termes de référence ont pour objet de fixer les conditions et déterminer les modalités de ce recrutement pour les trois (3) prochains exercices : 2017, 2018 et 2019.

Mission

A l’issue de la sélection, le Cabinet comptable retenu aura pour mission de:

-         évaluer le contrôle interne en vigueur au sein du Secrétariat général de la CEEAC et formuler des recommandations;

-         exprimer, conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan international, une opinion motivée sur la régularité et la sincérité des états financiers du Secrétariat général de la CEEAC au titre des exercices audités ;

-         présenter son rapport devant les organes décisionnels (Commission consultative et Conseil des Ministres) de la CEEAC.

L’audit des comptes annuels sera effectué selon les normes internationales d’audit publiées par l’International Féderation of Accountants (IFAC) et les dispositions du Règlement financier de la CEEAC.

Etendue de la mission

Le Cabinet s’assurera entre autres, des éléments suivants :

-         L’examen des états financiers: état des résultats, bilan, autres états financiers. Déterminer que toutes les ressources ont été utilisées conformément à la décision portant adoption du budget général de la CEEAC pour les exercices 2017, 2018 et 2019 ;

-         Les biens et services financés ont fait l’objet de marchés passés conformément aux dispositions applicables en vigueur et ont été proprement enregistrés comptablement dans les livres de la Communauté ;

-         La vérification des démarches de décaissement, des réserves des dépenses, des opérations sur les comptes et des documents justificatifs pour certifier que l’Institution a suivi la procédure de la CEEAC pour les dépenses effectuées ;

-         L’inspection physique des biens achetés ;

-         La vérification de l’exactitude et de l’éligibilité des transactions effectuées à partir des différents comptes ;

-         La réconciliation des recettes et des dépenses et du solde de financement des Etats membres ;

-         La confirmation que les fonds provenant des sources propres, des Etats membres n’ont pas été fusionnés avec ceux d’autres donateurs ;

-         Les comptes de la CEEAC ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes comptables internationales et donnent une image fiable de la situation financière de la CEEAC effectuée au cours de l’exercice clos à cette date.

Etats financiers de la CEEAC

Les états financiers de la CEEAC devraient comprendre :

-         Un état des ressources (fonds reçus des Etats membres) et emplois (dépenses engagées au cours de l’exercice considéré ; celles-ci étant présentées par grandes rubriques et par grandes catégories) ;

-         Une situation patrimoniale de la CEEAC, les soldes bancaires, les autres activités de la CEEAC et les engagements, le cas échéant ;

-         Les notes sur les états financiers reprenant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et explicative des principaux comptes.

Comptes spéciaux

Le Cabinet Comptable est tenu de vérifier, outre les états financiers les mouvements de fonds sur les comptes spéciaux et en préparer les états de rapprochement. Les comptes spéciaux recouvrent :

-         Les dépôts et les reconstitutions opérés par les banques ;

-         Les intérêts que peuvent rapporter le solde et qui reviennent au bénéficiaire ;

-         Les soldes à la fin de chaque exercice.

Le Cabinet Comptable doit se faire une opinion sur le respect des procédures applicables et sur les soldes des comptes spéciaux en exercice ; doit chercher à établir si les transactions financières effectuées pendant la période considérée de même que les soldes à la fin de cette période étaient admissibles et correctes ; vérifier si les comptes spéciaux ont été gérés et utilisés conformément à l’accord de financement et si le contrôle interne applicable à ce mode de décaissement est adéquat.

Système de contrôle interne

Le Cabinet Comptable est tenu de procéder à un examen approfondi de système de contrôle interne. Le but de cet examen est d’obtenir une compréhension suffisante des règles de procédures du système de contrôle interne, y compris les manuels de procédures (de gestion administrative, comptable, financière et budgétaire) et vérifier que ces règles et procédures sont adéquates et fiables, mise en application, fonctionnent correctement et répondent aux standards généralement acceptés.

Les conclusions de cet examen seront consignées dans un rapport séparé, à l’attention des instances de la CEEAC dans lequel il rendra compte de toutes les faiblesses et autres défaillances éventuels du système, évaluera les risques liés aux défaillances du contrôle interne. Le Cabinet formulera des recommandations pratiques et pertinentes pour son amélioration.

La lettre de Direction (Management letter) couvrira et ne sera pas limitée aux :

-         Commentaires et observations sur les dossiers, systèmes et contrôles comptables examinés pendant l’audit ;

-         Carences particulières et points faibles des systèmes et des contrôles et présentera des recommandations en vue de leur amélioration ;

-         Degrés de conformité à chacune des clauses du règlement financier et du manuel de procédures ;

-         Questions qui auront attiré son attention durant l’audit parce qu’elles pourraient avoir un effet notable sur l’exécution administrative et financière de la CEEAC.

Rapports

Le Cabinet Comptable est tenu de présenter un rapport général d’audit et un rapport sur le contrôle interne :

-         Le rapport général d’audit contiendra :

-         L’opinion professionnelle des auditeurs sur les états financiers de la CEEAC, les états financiers proprement dits, et les notes sur les états financiers ;

-         L’opinion séparée sur les états financiers de dépenses relatives à l’exactitude et l’éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des retraits au vu du relevé des dépenses, ainsi que sur le degré de fiabilité des relevés des dépenses comme base de décaissement des fonds de la Communauté ;

-         L’opinion séparée sur les comptes spéciaux relatifs à leur utilisation rationnelle.

-         Le rapport sur le contrôle interne devra (Management letter) rendre compte de toutes les faiblesses du système comptable et du contrôle interne (si les fonds ont été gérés conformément aux dispositions prescrites dans le règlement financier, si les achats ont été effectués en accord avec les procédures de passation de marchés) ; évaluer les risques liés à ces défaillances et formuler des recommandations pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en application. Le rapport d’audit et le rapport sur le contrôle interne devraient parvenir à la CEEAC au plus tard dans les six (6) mois suivant la clôture de l’exercice auquel l’audit se rapporte.

Attentes de la CEEAC des présents termes de référence

En réponse aux présents termes de références, la CEEAC attend des potentiels soumissionnaires, des dossiers de proposition comprenant:

  1. une proposition technique en langue française exposant la méthode d'audit et les normes préconisées, qui répondent scrupuleusement au règlement de vérification des comptes décrit au point 3 ci-dessus. Elle doit aussi prendre en compte une opinion spécifique à fournir annuellement sur les comptes spéciaux des projets;
  2. une proposition financière intéressante libellée en francs CFA XAF, qui est la monnaie du pays du siège et de la tenue des comptes. Celle-ci doit aussi intégrer les modalités de paiement et justifier que le soumissionnaire   dispose   d'une   surface   financière   suffisante et la capacité de préfinancer totalement ou partiellement dans une proportion à indiquer, ses charges dans le cadre de la vacation.

Conditions de soumission

Les soumissionnaires à la fonction de Commissaire aux Comptes de la CEEAC doivent remplir les conditions suivantes :

-         Etre un cabinet d’expertise comptable ou agréé, soit par une institution sous régionale reconnue, soit, par l'organe national ayant compétence pour délivrer les agréments officiels en matière d'audit financier;

-         Etre régulièrement implanté dans un des pays membres de la CEEAC;

-         Être en règle de ses obligations administratives et fiscales vis-à-vis de son pays d’origine et fournir les documents de preuve l’attestant;

-         Faire prévaloir et justifier une grande expérience en matière d’audit administratif et financier surtout des organismes internationaux et des projets de développement en Afrique;

-         Avoir la notoriété, le sens de l’intégration communautaire et une bonne maîtrise du droit de l'Ohada et particulièrement, son système comptable.

Critères de sélection

La désignation définitive de l'adjudicataire du marché sera effectuée par les organes de décision de la CEEAC lors des prochaines réunions ordinaires prévues au cours de l’année 2017. La notification ne sera faite qu'à l'issu des décisions des organes compétents.

Cependant, préalablement à cette désignation, et, sur la base des dossiers fournis, le Secrétariat général de la CEEAC procèdera sous sa propre responsabilité et sans obligation de la présence des soumissionnaires ou leur représentant, à l'évaluation des propositions reçues. Cette opération sera sanctionnée par une classification des candidatures par ordre de mérite après l'attribution d'une note chiffrée selon les modalités ci-après :

-         Une note technique (A)

-         Une note financière (B)

-         Une moyenne pondérée (C)

La note technique se rapporte à la proposition technique faite par chaque soumissionnaire. Elle prend en compte les éléments essentiels d’appréciation ci-dessous :

-         Régularité du Candidat (10 points)

-         Notoriété (10 points)

-         Expérience professionnelle (nombre d’années) (20 points)

-         Expérience en audit d’organisme régional (nombre d’organismes audités) (15 points)

-         Consistance de la proposition (30 points)

-         Audit des projets de développement (15 points)

Soit un total A sur cent (100) points.

La note financière tiendra compte de l’intérêt économique pour la CEEAC, de la proposition financière de chaque soumissionnaire. Les éléments de base sont:

-         Offre moins disante (50 points)

-         Capacité à préfinancer ses charges (20 points)

-         Modalités de paiement (30 points)

Soit un total B sur cent (100) points. La moyenne pondérée (C) sera évaluée de la manière suivante :

-         Total A x 60% = A’

-         Total B x 40% = B’

-         C = A’+B’

La classification à établir par la CEEAC sera fonction du total C. Le candidat sélectionné sera celui qui présentera les qualifications et expériences les plus pertinentes pour l’exécution la mission.

Dépôt des dossiers de proposition

Les propositions visées au point 4 ci-dessus seront fournies en Un (1) originale et Trois (3) copies, le tout placé dans une enveloppe fermée portant la mention «CEEAC– RECRUTEMENT D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES » et seront soit envoyées par DHL ou moyen similaire, soit déposées physiquement au plus tard le mardi 31 janvier 2017 à 15h00 heure locale.

L’adresse du dépôt de la soumission est la suivante :

Secrétariat général de la CEEAC

Haut de Gué Gué. B.P. 2112 Libreville – Gabon

Tél. : (+241) 01444731

Email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

Informations complémentaires

Toute information complémentaire relative à cet avis de recrutement, peut être obtenue exclusivement par courriers électroniques auprès du Secrétariat général de la CEEAC à l'adresse indiquée ci-dessus.

Fait à Libreville le 12 décembre 2016

 

Le Secrétaire général de la CEEAC

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